Bertukar Pejabat

Pada 31hb Julai 2011 merupakan hari terakhir saya menjawat sebagai Pengurus Stesen Serdang.Saya telah ditempatkan semula di Pusat Penyelidekan Hortikultur sebagai Pegawai Penyelidik Prinsipal. Saya di pinjamkan buat sementara selama dua tahun  ke Pusat Pengurusan memandangkan pada masa itu kekurangan staf pengurusan. Walaubagaimana sebelum saya bertukar ke Pusat Hortikultur, saya sempat menghadiri mesyuarat Pengurus Pengurus Stesen dan Mesyuarat Pentadbiran dan Akaun di Langkawi pada 26hb Julai 2011.Saya telah di raikan bersama sama sahabat yang lain termasuk mantan Pengarah Pengurusan Stesen En.Jamaludin Salim yang ditukarkan Pusat Promosi.

Mesyuarat kali ini telah di rasmikan oleh Dato' Dr.Hj.Masri Muhamad yang telah membentang satu kertas kerja yang bertajuk Kepimpinan Berkesan Dalam Mengangkasakan MARDI.

Diantara beliau telah menyebut persaingan dan perubahan perubahan serta daya saing didalam pertanian.Isu isu pertanian mesti ditangani dengan segera supaya MARDI menjadi relevan dan mampu menjawab segala persoalan dengan golongan sasaran. Pegawai pegawai MARDi mesti tahu berkaitan GTP , NKEA dan NKRA . MARDI sebagai sbuah institut penyelidikan yang 'core business' menghasil teknologi pertanian di mana teknologi yang dijanakan relevan selaras dengan Rakyat di Dahulukan Pencapaian di Utamakan, kalau tidak hasrat kerajaan untuk memajukan industri pertanian tidak tercapai.
Selain itu beliau ada bercakap berkaitan dengan Pemimpin yang Berkesan. Perkara yang sama telah disentuh terdahulu oleh KSN dimana ada 8 ciri  di utarakan.

1.Integriti


Integriti bermaksud kualiti unggul yang wujud secara holistik dan padu pada individu atau organisasi. Ianya berkait dengan sifat jatidiri yang merangkumi kejujuran, keikhlasan dan ketelusan dalam menjalankan tugas dan amanah.

Isu-isu yang merosakan integriti termasuklah:-

1. Penyelewengan

2. Penyalahgunaan kuasa

3. Rasuah

4. Salah laku

5. Karenah birokrasi

6. Pelanggaran sistem dan prosedur kerja

7. Keruntuhan sistem keluarga

8. Pecah amanah

Antara elemen yang menjejaskan integriti ialah kepimpinan dan staf yang lemah, pemimpin yang bukan ‘role model’ (cakap tidak serupa bikin; bagai ketam menyuruh anak berjalan betul; ikan busuk dari kepala ), kurang ketelusan, kelemahan sistem, prosedur dan garis panduan, kurang penguatkuasaan, kurang pemantauan dan penilaian, penguatkuasaan terpilih serta peraturan dan perundangan yang lapuk. Staf dan Pemimpin yang berkesan ialah staf/pemimpin yang berintegriti tinggi.

2.Sense of Urgency

Satu sifat pemimpin/staf yang berkesan ialah sikap mengambil tindakan dengan cepat terhadap semua perkara atau di panggil sense of urgency. Pemimpin/staf perlu sentiasa siapsiaga be responsive. Membuat susulan dengan segera terhadap semua keputusan immediate follow-up on decisions. Mempercepatkan urusan yang boleh diluluskan segera expedite matters and give approval immediately. Tidak melambatkan keputusan do not delay decisions. Selalu adakan tarikh tamat always have deadlines dan sentiasa ada staf yang bertanggung jawab always have person responsible.



Antara langkah-langkah untuk membentuk lebih urgency:

1. Cuba berjalan laju walk faster

2. Jawab email dengan cepat respond faster to emails

3. Cepat dapatkan perkara penting get to the points quickly

4. Pendikkan waktu mesyuarat keep meeting short

5. Mesyuarat dengan agenda insist on agenda

6. Hapuskan kertaskerja yang tidak membantu pencapaian eliminate paperworks that does not facilitate outcome

7. Cepat menukar kaedah jika sesuatu tidak bergerak be quick to change tactics, if something is not moving, do something else

8. Buat sekarang jangan bertangguh do it now


3.Client focused

Satu tanggungjawab pemimpin/staf berkesan ialah meletakkan pelanggan di tahap pertama dalam memberikan perkhidmatan yang sentiasa berkualiti kepada mereka. Sentiasa membina dan mengekalkan hubungan yang baik dengan pelanggan melalui kefahaman yang mendalam tentang keperluan serta keutamaan mereka.

Antara langkah-langkah yang boleh diambil ketika berurusan dengan pelanggan:

a. Permudahkan dan jangan mengecewakan facilitate not frustrate

b. Permudahkan urusan pelanggan make things easy for our clients

c. Permudahkan proses simplify the process

d. Proses yang telus make the process transparent

e. Layanan yang sama, konsisten dan adil kepada semua same, consistent and fair treatment to all

f. Perkhidmatan mesra dengan senyuman friendly services with a smile

g. Empati, hormat dan mengambil berat pelanggan empathy, respect and concern for our clients

4. Collaborate and Cooperate

Kolaborasi bermaksud berkerjasama untuk menyiapkan satu perkara atau satu pekerjaan. Kolaborasi memerlukan keterbukaan, kepercayaan serta kesanggupan memberikan idea apabila di perlukan. Kolaborasi merangsang semangat kerja berpasukan. Semangat kerja berpasukan patut ada dikalangan semua pemimpin/staf yang berkesan. Mentaliti bekerja dalam silo masing-masing mesti di hapuskan. Kerja besar tidak dapat dilakukan secara bersendirian, mesti dilakukan secara berpasukan teamwork. Budaya perkongsian perlu di pupuk, berkongsi maklumat, berkongsi sumber antara Pusat, Bahagian dan Unit, malah jika boleh berkongsi antara jabatan dan agensi. Pendekatan “no wrong door” mesti di suburkan. Maklumat dan informasi disebarkan ke peringkat paling bawah.

5. Innovation and Creativity


Pemimpin/staf yang banyak melakukan pembaharuan atau inovasi adalah pemimpin/staf yang berkesan dan berdaya saing. Kadang-kadang idea yang mudah boleh memberikan perubahan yang besar simple ideas make great changes.

Status quo adalah musuh kemajuan status quo is the enemy of progress, kita hendaklah selalu berubah mengikut keadaan semasa. Jika seseorang staf/pemimpin masih berada di takuk lama tanpa ada sebarang perubahan kearah kecemerlangan, nescaya staf/pemimpin itu akan tewas untuk bersaing dan tidak di perlukan di rantaian organisasinya. Cari jalan atau cara baru dalam melaksanakan sesuatu kerja dengan mengoptimakan penggunaan sumber. Cara kerja bertindih dan etika kerja yang lapuk mesti di terjemahkan kepada proses kerja yang mudah, cepat dan wajar.

6. Consultation and Engagement

Kewujudan Agensi Kerajaan termasuk juga MARDI ialah untuk memberi perkhidmatan kepada masyarakat. Jika Agensi Kerajaan di lihat gagal memberi perkhidmatan yang sepatutnya, maka kepercayaan rakyat kepada agensi tersebut akan menurun seterusnya akan menjejas kepercayaan rakyat kepada kerajaan. Oleh yang demikian rakyat mesti diutamakan untuk mendapat perkhidmatan terbaik sebagaimana Slogan 1Malaysia, “Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan”. Hari-hari dimana kerajaan tahu segala-galanya telah berakhir. Kita perlu mendengar rintihan rakyat. Mana-mana agensi yang tidak dapat memberikan perkhidmatan terbaik atau perkhidmatannya tidak dapat dimanfaatkan, maka kehadirannya tidak akan dirasai oleh rakyat. Agensi sedemikian dilihat tidak communicative, iaitu gagal berkomunikasi dan mendekati masyarakat dipersekitaranya.

Keadaan sedemikian akan menjejaskan kepuasan pelanggan, kepercayaan rakyat dan akibatnya keyakinan terhadap kerajaan turut terjejas. Pemimpin berkesan harus membawa organisasi terlibat dengan masyarakat atau Community engagement harus menjadi agenda utama jabatan dan agensi kerajaan sekarang ini.



7. Complaint is a gift

Aduan adalah hadiah. Aduan adalah maklumbalas berharga untuk memperbaiki dan menambahbaik perkhidmatan. Berikan perhatian yang segera terhadap sebarang aduan. Dengar rintihan dan keluh kesah pelanggan dengan fikiran yang terbuka. Wujudkan kaedah-kaedah bagi memproses dan menyelesaikan aduan dengan berkesan


8. Seek Knowledge, Upgrade skills
Amalkan pembelajaran berterusan untuk menambah pengetahuan. Baca buku dan autobiografi dan belajar sesuatu daripada mereka yang berjaya. Lakukan benchmarking dengan yang terbaik. Tingkatkan kemahiran melalui penyertaan dalam kursus. Jangan malas untuk menghadiri kursus, seminar dan latihan. Cara ini sahaja kita boleh dapat pengetahuan dan ilmu baru. Kita hendaklah secara sukarela melibatkan diri dalam pelbagai projek, jangan terpinggir dari arus perdana.